Thủ tục nhập khẩu xe nâng cũ năm 2025 chi tiết A-Z

Nhu cầu tìm kiếm giải pháp tối ưu chi phí đầu tư cho hệ thống kho bãi, logistics đang ngày càng tăng, và việc nhập khẩu xe nâng cũ trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Các dòng xe nâng đã qua sử dụng, đặc biệt là từ các thị trường như Nhật Bản hay Châu Âu, thường mang lại chất lượng đáng tin cậy với mức giá cạnh tranh.

Tuy nhiên, quá trình này ẩn chứa nhiều rào cản pháp lý phức tạp, đặc biệt là các quy định về chất lượng, tuổi thiết bị và thủ tục hải quan. Nếu không nắm rõ, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro chậm trễ thông quan, phát sinh chi phí hoặc thậm chí là vi phạm luật.

Bài viết này được xây dựng từ kinh nghiệm thực tiễn của Xe Nâng Miền Nam, nhằm cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết, đầy đủ về thủ tục nhập khẩu xe nâng đã qua sử dụng. Chúng tôi sẽ làm rõ các điều kiện bắt buộc, cách xác định Mã HS Code, tính thuế chính xác và quy trình từng bước để lô hàng của bạn được thông quan thuận lợi, hợp pháp và nhanh chóng. Mục tiêu là giúp bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và tự tin hoàn thành quy trình nhập khẩu xe nâng cũ một cách hiệu quả nhất.

Chính sách và Điều kiện cơ bản để nhập khẩu xe nâng cũ

Để quá trình nhập khẩu xe nâng cũ diễn ra suôn sẻ, việc đầu tiên bạn cần làm là nắm vững các quy định pháp luật chi phối và các điều kiện bắt buộc đối với thiết bị đã qua sử dụng.

Cơ sở pháp lý quan trọng

Việc quản lý nhập khẩu máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải đã qua sử dụng được điều chỉnh bởi nhiều văn bản, nhưng bạn cần tập trung vào những văn bản chính sau đây:

• Về nhập khẩu chung: Nghị định 69/2018/NĐ-CP (Quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương).
• Về quản lý chất lượng:
  • Thông tư 23/2015/TT-BKHCN (Quy định về việc nhập khẩu máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng) và các văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có). Đây là văn bản xác định các điều kiện cơ bản về tuổi thiết bị.
  • Thông tư 41/2018/TT-BGTVT (Quy định về kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường đối với máy móc, thiết bị chuyên dùng trong xây dựng và một số thiết bị nâng) và Thông tư 12/2022/TT-BGTVT (sửa đổi, bổ sung một số điều của TT 41). Các văn bản này quy định về việc đăng ký kiểm tra chất lượng (ĐKCL) đối với xe nâng có động cơ.

Việc theo dõi sát sao các văn bản này là rất quan trọng để đảm bảo lô hàng xe nâng cũ của bạn tuân thủ đúng quy định tại thời điểm nhập khẩu.

Điều kiện bắt buộc đối với xe nâng đã qua sử dụng

Không phải mọi loại xe nâng đã qua sử dụng đều được phép nhập khẩu vào Việt Nam. Thiết bị của bạn phải thỏa mãn các tiêu chí sau:

• Giới hạn tuổi thiết bị: Xe nâng đã qua sử dụng không được có tuổi thiết bị vượt quá 10 năm tính từ năm sản xuất đến năm nhập khẩu. Đây là điều kiện tiên quyết và dễ bị hải quan kiểm tra nhất.
• Tình trạng kỹ thuật: Xe phải đáp ứng các yêu cầu về an toàn, bảo vệ môi trường theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia của Việt Nam. Cần có giấy tờ chứng minh xe hoạt động ổn định và không có hư hỏng nghiêm trọng ảnh hưởng đến an toàn lao động.
• Cấm nhập khẩu: Tuyệt đối không được nhập khẩu các loại xe nâng đã bị can thiệp vào số khung, số máy (đục số, tẩy xóa) hoặc là sản phẩm lắp ráp từ nhiều xe khác nhau, không có nguồn gốc rõ ràng.
• Nhãn mác và thông số: Xe cần có đầy đủ nhãn mác, thông số kỹ thuật rõ ràng theo quy định hiện hành.

Các loại xe nâng cần lưu ý về thủ tục đặc thù

Tùy thuộc vào chủng loại và nguyên lý hoạt động, thủ tục đăng ký kiểm tra chất lượng và an toàn kỹ thuật (ĐKCL) đối với xe nâng cũ sẽ khác nhau:

Việc xác định đúng loại xe và thực hiện thủ tục ĐKCL ngay từ đầu là chìa khóa để tránh bị giữ hàng tại cảng.

Mã HS Code và Cách tính Thuế nhập khẩu xe nâng cũ

Xác định chính xác Mã HS Code (Harmonized System) là bước cực kỳ quan trọng khi làm thủ tục nhập khẩu xe nâng cũ. Mã HS không chỉ quyết định mức thuế mà bạn phải nộp mà còn xác định chính sách quản lý và quy trình hải quan áp dụng cho lô hàng của bạn.

Xác định mã HS Code cho xe nâng

Xe nâng được phân loại vào Chương 84, nhóm 8427 – Xe nâng hạ bằng cơ cấu kẹp, càng nâng hoặc cơ cấu xếp dỡ khác. Việc phân biệt chủ yếu dựa trên nguồn động lực và tính năng của xe.

Lưu ý rủi ro: Nếu bạn khai sai Mã HS Code, bạn có thể bị trì hoãn thông quan, chịu phạt hành chính và thậm chí là phạt bổ sung nếu việc khai sai dẫn đến thiếu thuế.

Cách tính các loại thuế phải nộp

Khi nhập khẩu xe nâng cũ, bạn cần hoàn thành hai nghĩa vụ thuế chính đối với nhà nước: Thuế Nhập khẩu (NK) và Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) nhập khẩu.

Thuế Nhập khẩu:

Thuế NK = Trị giá CIF x Phần trăm thuế suất NK

Trị giá CIF (Cost, Insurance, Freight) là tổng giá trị của hàng hóa bao gồm giá xuất xưởng, phí bảo hiểm và phí vận chuyển đến cảng đầu tiên của Việt Nam.

Thuế GTGT nhập khẩu:

Thuế GTGT = (Trị giá CIF + Thuế NK) x Phần trăm thuế suất GTGT (10%)

Như vậy, thuế GTGT luôn được tính trên tổng giá trị đã bao gồm thuế nhập khẩu (nếu có).

Tận dụng Thuế ưu đãi đặc biệt

Đây là một điểm then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí khi nhập khẩu xe nâng đã qua sử dụng:

• Mức thuế Ưu đãi Đặc biệt: Đối với xe nâng, mức thuế này thường là 0% (thay vì mức ưu đãi thông thường 5%) nếu hàng hóa được nhập khẩu từ các quốc gia hoặc khu vực mà Việt Nam đã ký kết Hiệp định Thương mại Tự do (FTA).
• Điều kiện bắt buộc: Để hưởng mức thuế 0% này, lô hàng của bạn bắt buộc phải có Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hợp lệ, được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền tại nước xuất khẩu (ví dụ: C/O Form AJ đối với hàng Nhật Bản, C/O Form E đối với hàng Trung Quốc).

Hãy kiểm tra kỹ nguồn gốc xe và yêu cầu nhà cung cấp chuẩn bị C/O ngay từ khi ký hợp đồng để đảm bảo tiết kiệm tối đa chi phí.

Hồ sơ chi tiết làm Thủ tục nhập khẩu xe nâng đã qua sử dụng

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác là yếu tố quyết định tốc độ thông quan khi làm thủ tục nhập khẩu xe nâng cũ. Hồ sơ cần được chuẩn bị song song, bao gồm bộ chứng từ hải quan và hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng (ĐKCL).

Bộ hồ sơ hải quan bắt buộc

Bộ hồ sơ này được quy định chi tiết trong Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 39/2018/TT-BTC. Bạn cần có các chứng từ sau:

• Tờ khai Hải quan điện tử: Được khai báo trên hệ thống phần mềm hải quan và in ra sau khi phân luồng.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chi tiết về giá trị hàng hóa.
• Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill): Chứng từ vận chuyển lô hàng.
• Hợp đồng mua bán (Sale Contract): Hợp đồng giao dịch giữa bên mua và bên bán.
• Danh sách đóng gói (Packing List): Chi tiết về số lượng, trọng lượng và cách đóng gói hàng hóa.
• Chứng nhận xuất xứ (C/O): Nếu có, để hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt (thường là 0%).
• Catalog hoặc tài liệu kỹ thuật: Tài liệu giới thiệu, mô tả thông số kỹ thuật chi tiết của xe nâng (phục vụ cho việc kiểm tra mã HS và chất lượng).

Lưu ý: Các chứng từ quan trọng nhất mà hải quan thường xem xét là Tờ khai, Hóa đơn, Vận đơn và Hồ sơ ĐKCL. Các chứng từ khác sẽ được bổ sung khi có yêu cầu cụ thể từ cơ quan chức năng.

Hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng (ĐKCL) và An toàn kỹ thuật

Đối với xe nâng có động cơ, đây là một phần không thể thiếu trong quy trình nhập khẩu xe nâng cũ. Hồ sơ này cần được nộp lên Cục Đăng kiểm Việt Nam (thông qua hệ thống một cửa quốc gia hoặc nộp trực tiếp).

Các chứng từ chính bao gồm:

• Đơn đăng ký kiểm tra chất lượng: Theo mẫu quy định của Bộ Giao thông Vận tải (BGTVT).
• Bản sao các chứng từ hải quan: Vận đơn, Hóa đơn thương mại, Tờ khai Hải quan (bản nháp hoặc đã đăng ký).
• Hồ sơ kỹ thuật của xe: Các bản vẽ, catalogue, thông số kỹ thuật chi tiết của xe nâng, bao gồm số khung, số máy, năm sản xuất, công suất.
• Chứng nhận về tình trạng kỹ thuật của xe: Một số cơ quan đăng kiểm có thể yêu cầu tài liệu chứng minh xe đáp ứng tiêu chuẩn tại nước xuất khẩu (nếu có).

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận và chấp thuận, cơ quan đăng kiểm sẽ cấp Giấy đăng ký kiểm tra để bạn có thể tiến hành mở tờ khai hải quan và mang hàng về kho bảo quản chờ kiểm tra thực tế.

**Thông tin thêm: Công ty Xe Nâng Miền Nam cung cấp dịch vụ cho thuê xe nâng của chúng tôi. Bạn có thể tuỳ ý lựa chọn các dòng xe nâng mới hay cũ theo nhu cầu sử dụng của mình. Cam kết rằng, xe cho thuê đạt chất lượng tốt, đầy đủ giấy tờ và hợp đồng thuê rõ ràng.

Quy trình 6 bước làm Thủ tục nhập khẩu xe nâng cũ chi tiết

Việc thông quan một lô hàng xe nâng đã qua sử dụng là một quá trình đồng bộ, yêu cầu thực hiện nhiều công việc song song. Dưới đây là 6 bước chi tiết mà Xe Nâng Miền Nam khuyến nghị bạn tuân thủ để đảm bảo lô hàng được giải phóng nhanh chóng.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và Đăng ký kiểm tra chất lượng/an toàn

Đây là bước khởi động quan trọng, cần tiến hành ngay khi hàng chuẩn bị rời cảng xuất.

• Chuẩn bị: Hoàn thiện bộ hồ sơ hải quan và hồ sơ kỹ thuật của xe nâng.
• Đăng ký ĐKCL: Nộp hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng và an toàn kỹ thuật (đối với xe có động cơ) lên Cục Đăng kiểm Việt Nam qua Cổng thông tin một cửa quốc gia.
• Kết quả: Nhận được Giấy đăng ký kiểm tra (tiếp nhận hồ sơ) để làm căn cứ khai báo và mở tờ khai hải quan.

Bước 2: Khai báo Tờ khai Hải quan điện tử

Sau khi có Giấy đăng ký kiểm tra, bạn tiến hành khai báo các thông tin chi tiết về lô hàng lên hệ thống hải quan điện tử, bao gồm: Mã HS Code, trị giá CIF, thuế suất, xuất xứ, và thông tin về ĐKCL.

Thời hạn lưu ý: Việc khai báo tờ khai cần được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng hóa cập cảng Việt Nam.

Bước 3: Mở Tờ khai và Phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ)

Sau khi truyền dữ liệu, hệ thống hải quan sẽ tự động phân luồng tờ khai của bạn:

• Luồng Xanh: Được thông quan tự động.
• Luồng Vàng: Cần nộp và kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy tại Chi cục Hải quan.
• Luồng Đỏ: Cần kiểm tra cả hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng/kho.

Thời hạn lưu ý: Bạn cần mang hồ sơ đến Chi cục Hải quan để mở tờ khai trong vòng 15 ngày kể từ ngày khai báo để tránh bị hủy tờ khai.

Bước 4: Kiểm tra thực tế (nếu có), Nộp thuế và Thực hiện Giải phóng hàng

Nếu tờ khai rơi vào luồng Vàng hoặc Đỏ, bạn cần phối hợp với hải quan để kiểm tra. Sau khi hồ sơ được chấp nhận và không có sai sót, bạn tiến hành:

• Nộp thuế: Nộp các loại thuế nhập khẩu và thuế GTGT đã tính toán.
• Giải phóng hàng: Hải quan chấp nhận cho Giải phóng hàng (hoặc chuyển sang Bước 5) để bạn có thể đưa xe nâng ra khỏi khu vực cảng.

Bước 5: Mang hàng về kho bảo quản để chờ kết quả ĐKCL

Trong hầu hết các trường hợp, xe nâng sẽ được cấp phép mang hàng về bảo quản trong khi chờ cơ quan đăng kiểm thực hiện các thủ tục kiểm tra thực tế (kiểm tra tại kho).

• Mục đích: Giảm thiểu chi phí lưu cont, lưu bãi tại cảng.
• Thời hạn: Thời gian bảo quản thông thường là 30 ngày. Trong thời gian này, xe nâng chưa được phép đưa vào sử dụng chính thức.

Bước 6: Bổ sung Chứng thư ĐKCL và Hoàn tất Thông quan hàng hóa

Sau khi xe nâng được kiểm tra tại kho và đạt tất cả các tiêu chuẩn kỹ thuật, Cục Đăng kiểm sẽ cấp Chứng thư kiểm tra chất lượng và an toàn kỹ thuật.

• Bạn nộp bổ sung Chứng thư này cho Chi cục Hải quan.
• Hải quan sẽ tiến hành Thông quan hàng hóa chính thức.
• Lúc này, lô hàng nhập khẩu xe nâng cũ của bạn đã hoàn thành thủ tục và có thể đưa vào sử dụng hợp pháp.

Lưu ý quan trọng từ kinh nghiệm thực tế

Kinh nghiệm làm thủ tục nhập khẩu xe nâng cũ của Xe Nâng Miền Nam cho thấy, ngoài việc tuân thủ các bước cơ bản, bạn cần chú trọng đến những điểm sau để quản lý rủi ro và tối ưu chi phí.

Quản lý rủi ro và chi phí phát sinh

Khi làm thủ tục hải quan, việc phát sinh chi phí ngoài dự kiến là điều dễ xảy ra, đặc biệt khi tờ khai rơi vào luồng Vàng hoặc Đỏ:

1. Phí lưu kho, lưu bãi (Demurrage & Detention): Nếu quy trình kiểm tra chất lượng bị kéo dài hoặc hồ sơ hải quan có sai sót, xe nâng có thể bị giữ lại cảng, dẫn đến chi phí lưu cont/lưu bãi rất lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tổng chi phí nhập khẩu xe nâng đã qua sử dụng.

Giải pháp: Tận dụng tối đa việc Mang hàng về bảo quản (nếu được phép) để giảm thiểu chi phí này.

2. Rủi ro về chất lượng: Nếu xe nâng không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật khi kiểm tra (ví dụ: tuổi thiết bị vượt quá 10 năm hoặc tình trạng quá cũ), bạn có thể phải đối mặt với quyết định tái xuất (xuất trả về nước bán) hoặc tiêu hủy (nếu không thể sửa chữa), gây thiệt hại lớn.

Đảm bảo nhãn mác theo quy định

Việc dán nhãn hàng hóa là yêu cầu bắt buộc khi nhập khẩu xe nâng cũ (và hầu hết các hàng hóa khác) theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP. Nhãn mác cần phải rõ ràng, dễ đọc và cung cấp đầy đủ các thông tin tối thiểu sau:

• Tên hàng hóa (ví dụ: Xe nâng hàng đã qua sử dụng).
• Tên và địa chỉ của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa.
• Xuất xứ hàng hóa.
• Các thông số kỹ thuật cơ bản của xe (model, năm sản xuất, công suất).

Nếu không có nhãn mác hoặc thông tin không chính xác, cơ quan hải quan có thể yêu cầu bạn bổ sung, dẫn đến chậm trễ.

Tầm quan trọng của việc kiểm tra xe tại cảng gốc

Đây là yếu tố then chốt giúp tăng tính đáng tin cậy của lô hàng ngay từ đầu:

• Xác nhận tuổi và tình trạng: Việc kiểm tra xe ngay tại nước xuất khẩu (Nhật, Hàn, Châu Âu…) sẽ giúp bạn xác nhận chính xác năm sản xuất và tình trạng hoạt động thực tế của xe nâng, đảm bảo xe đáp ứng điều kiện không quá 10 năm tuổi trước khi gửi đi.
• Giấy chứng nhận: Yêu cầu bên bán cung cấp các báo cáo kiểm tra (inspection report) chi tiết. Đây là tài liệu quý giá để bổ sung vào hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng tại Việt Nam, giúp quy trình ĐKCL diễn ra nhanh chóng hơn.

**Bài viết xem thêm: 11 kinh nghiệm mua xe nâng cũ Giúp chọn xe chất lượng

Câu hỏi thường gặp về thủ tục nhập khẩu xe nâng cũ

Dưới đây là lời giải đáp ngắn gọn cho các thắc mắc phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp khi tìm hiểu về nhập khẩu xe nâng cũ.

Xe nâng cũ trên 10 năm có nhập khẩu được không?

Theo quy định hiện hành, xe nâng đã qua sử dụng có tuổi thiết bị trên 10 năm không được phép nhập khẩu vào Việt Nam. Điều kiện này được quy định trong các văn bản quản lý chất lượng máy móc thiết bị đã qua sử dụng. Bạn phải kiểm tra kỹ năm sản xuất (Manufacturer Year) trước khi đặt mua để tránh rủi ro bị tái xuất.

Thời gian hoàn tất thủ tục kéo dài bao lâu?

Thời gian hoàn tất thủ tục nhập khẩu xe nâng cũ có thể dao động từ 2 đến 4 tuần kể từ ngày hàng cập cảng. Thời gian này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

• Phân luồng tờ khai (Luồng Xanh, Vàng, hay Đỏ).
• Tốc độ kiểm tra thực tế của cơ quan hải quan (nếu luồng Đỏ).
• Thời gian thực hiện đăng ký kiểm tra chất lượng và cấp Chứng thư (là khâu thường tốn thời gian nhất).

Nếu xe nâng bị lỗi, không đạt tiêu chuẩn thì xử lý như thế nào?

Nếu xe nâng không đạt tiêu chuẩn chất lượng (ví dụ: bị hỏng hóc nghiêm trọng, không đáp ứng Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, hoặc không vượt qua kiểm định), doanh nghiệp có thể phải thực hiện một trong các biện pháp sau:

• Sửa chữa/Khắc phục: Thực hiện sửa chữa, cải tạo để xe đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, sau đó đăng ký kiểm định lại.
• Tái xuất: Xuất trả lô hàng về nước bán.
• Tiêu hủy: Đây là biện pháp cuối cùng, áp dụng khi xe không thể sửa chữa và không thể tái xuất.

Kết luận

Quá trình nhập khẩu xe nâng cũ tuy phức tạp nhưng hoàn toàn có thể được thực hiện một cách hiệu quả và hợp pháp nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ, nắm vững các điều kiện về tuổi thiết bị và tuân thủ đúng quy trình hải quan, đặc biệt là khâu đăng ký kiểm tra chất lượng. Việc chủ động tìm hiểu về Mã HS và Thuế ưu đãi sẽ giúp bạn tối ưu hóa chi phí đầu tư.

Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin pháp lý ngay từ đầu sẽ là chìa khóa để lô hàng của bạn được thông quan nhanh chóng, tránh các rủi ro phát sinh không đáng có.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tin cậy để hỗ trợ trọn gói thủ tục nhập khẩu xe nâng đã qua sử dụng, từ khâu tư vấn điều kiện, xác định Mã HS, đến thực hiện đăng ký kiểm tra chất lượng và thông quan tại cảng, hãy liên hệ ngay với Xe Nâng Miền Nam. Chúng tôi có kinh nghiệm chuyên sâu để giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo mọi quy trình đều tuân thủ đúng pháp luật.

**Thông tin thêm: Để mua xe nâng cũ chất lượng tốt với giá rẻ, không cần nhiều thủ tục rắc rối, bạn có thể liên hệ về Xe Nâng Miền Nam. Tất cả các xe cũ nhập khẩu của chúng tôi đều đã có hồ sơ pháp lý đầy đủ, chất lượng được kiểm định kỹ lưỡng trước khi bán cho bạn.